Freelancer: Rechnung als Vorlage
Jeder Anfang ist schwer und der Schritt in die Selbstständigkeit bringt viele Themen mit sich. Für mich war einer der ersten Punkte: Wir organisiere ich meine Abrechnung? Heute, 12 Jahre später und um viele Freelance Erfahrung reicher, gebe ich gerne Einsteigern in den Freelancer Alltag ein paar Ideen weiter. Hier meine Gedanken und Anregungen zum Thema Rechnungsstellung.
Tip: Thought 6 & 7 (ganz unten) sind kostenlose Vorlagen für ein Rechnung und eine Rechnungsübersicht. Diese kannst du einfach herunterladen und für dich selbst verwenden.
1. thought
Pflichtangaben für deine Rechnung
Meine Rechnung verwende ich in dieser Form seit etwa 10 Jahren und habe nie Einwand gehört. Dennoch sind die Angaben ohne Gewähr, das sollte ich von selbst verstehen 😉
Adresse
Verwende hier die Adresse, wie sie beim Gewerbeamt als deine Firmenadresse gemeldet ist.
Kontaktdaten
Am Besten Email und Telefon
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationnummer
Entweder oder. Aber eines von beiden muss auf deiner Freelancer Rechnung drauf. Ich habe meine Steuernummer im Briefkopf.
Deine Rechnungsnummer
Der Rechnungskreis kann von dir selbst kreiert werden, wichtig ist nur das er fortlaufend nachvollziehbar ist. Meine startet immer bei 011 (01 finde ich komisch) und baut sich simpel so auf: R-2022-011
Projektname/Projektnummer
Kurze Referenz. Das macht es deinem Kunden leichter.
Zeitpunkt der Leistung
Vermerke immer von wann bis wann du die anzurechnende Leistung erbracht hast. z.B. 01.01.2022 – 31.03.2022
Leistung/ Positionen
Je nach Projekt/Auftrag, solltest du die einzelnen Positionen aufführen. Entweder nach vereinbarter Pauschale (z.B. Logoentwicklung, Onlinestrategie oder SEO-Konzept) oder auf Stundenbasis mit Angabe der geleisteten Stunden und des Stunden/Tagessatz.
Pauschalen
Ich berechne z.B. eine Pauschale für Projektmanagementaufwände (10-20%)
Zwischensumme
Alle Leistungen (in Netto, also ohne Mwst)
Mwst. Angabe
Die Mwst muss einzeln ausgewiesen sein
Gesamtsumme
Zwischensumme + Mwst.
Zahlungsziel
mein Zahlungsziel steht im Textblock untern den Leistungen und liegt in der Regel bei 10 Werktagen.
Unterschrift?
Meine Rechnung kommt ohne Unterschrift auf. Das wird auf deinen Kunden ankommen.
2. thought
Rechnungsroutine und Recnungsversand
Ich erstelle meine Rechnung immer am Anfang des Monats für den vorherigen Monat. Schaffe dir hier eine Routine! Dann geht auch nichts. Meine Rechnung gehen per Email raus. Aus meiner Sicht ist das für die meisten Kunden heut zu Tage ausreichend (und es schont die Umwelt).
3. thought
Rechnung für Freelancer: Tools?
Ich persönlich verwende für meine Rechnungsstellung keine besonderen Tools. Davon gibt es am Markt mittlerweile zu genüge, aber ich habe mir meine eigenen Prozess ohne gebaut. Hier dennoch ein kleine Übersicht an Rechnungstools für Freelancer, dass du dich selbst einlesen kannst:
4. thought
Rechnungsablage
Papier ist out. Ich archiviere nur digital. Meine gesamte Ablage für alle Themen rund um Buchhaltung und Rechnungen mache ich mit der Cloud Lösung Google Drive. Da ich Google Drive generell aus geschäftliche Cloud nutze, habe ich mir ergänzend zum kostenlosen Speicher das kleinste Abo (1,99 Euro / Monat) hinzugebucht. Damit stehen mir 100 GB Speicherplatz zur Verfügung, was mir vollkommen reicht. Ich erstelle mir für jedes Jahr einen Rechnung-Ordner, zudem ich auch meiner Steuerberaterin Zugang gewähre. Hierin liegen meine Rechnungen einmal im offenen Formart (Google Tabelle) und einmal als PDF Datei ab.
5. thought
Rechnungsübersicht für Freelancer
Auch meine Rechungsübersicht basiert auf deiner Google Tabelle und liegt in meinem Drive Folder. Hier vermerke ich mir Zahlungseingänge. Über Formeln berechnen sich Mwst und Nettobetrag von selbst. Ich setzte mir am Anfang des Jahres immer ein Umsatzziel. Ein Zähler in der Übersicht spiegelt wieder, wie weit ich davon noch entfernt bin. Das motiviert.
6. thought
Rechnungsvorlage für Freenlancer als kostenloser Download
(Google Tabelle)
7. thought
Rechnungsübersichtsvorlage für Freenlancer als kostenloser Download
(Google Tabelle)
Tina Krug
Ich bin seit 6 Jahren Freelancer für digitale Projekte und habe 1984 das Licht der Welt erblickt, die ich nun voller Neugierde so viel wie möglich bereise. Nach 3 langen Reisen mit dem Rucksack durch Süd- und Zentralamerika, schlägt mein Abenteuerherz besonders für diesen Teil der Welt. Aber auch andere Ziele wie Israel/Palästina, Vietnam, Sri Lanka, Indien, die Philippinen oder auch Spanien haben es mir angetan #neverstopexploring!
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